Comment organiser la gestion d’intervention des techniciens ?
Gestion des plannings, communication en temps réel entre les techniciens et les chefs d’équipe, tâches administratives : il peut s’avérer complexe de gérer ses équipes d’intervention terrain. Une bonne organisation est de rigueur. Comment une entreprise peut-elle optimiser au mieux ses interventions et gagner en efficacité ?
Dématérialiser le processus de gestion d’interventions
Dans un contexte économique très concurrentiel, avoir un service d’intervention performant est très important pour vous différencier de la concurrence. Digitaliser votre processus de gestion d’interventions est essentiel et vous permet d’augmenter votre productivité. Avec un accès à l’information de manière instantanée, votre organisation est simplifiée. En outre, grâce à la géo-planification, vous pouvez informer précisément le client du délai d’intervention. Il vous est également possible de faire des photos de constat du chantier, et vous gagnez en efficacité pour la gestion des récurrences et le retour d’intervention pour la facturation. Opter pour un logiciel de gestion d’interventions, couplé d’une application mobile, vous aide à mieux gérer votre relation client et mieux communiquer avec vos techniciens.
Automatisation des tâches
Votre logiciel de gestion d’interventions vous permet d’automatiser de nombreuses tâches. De la prise en compte de la demande client à la facturation, vos différentes équipes ont accès à toutes les informations nécessaires au bon déroulement de l’intervention.
Dans un premier temps, après avoir pris en compte la demande client, le chef d’équipe (ou dispatcher selon l’organisation interne) peut facilement prendre rendez-vous pour l’intervention. En effet, grâce au logiciel, il peut rapidement connaître les disponibilités de ses techniciens, leur localisation en fonction de leurs rendez-vous (optimisation des trajets) et lesquels sont les plus compétents pour le type d’intervention demandé. Le choix du technicien est alors très facilité et se fait en quelques clics grâce au logiciel.
Dans un second temps, grâce à l’application mobile connectée au logiciel de gestion, le technicien reçoit son planning en temps réel et prend connaissance des informations nécessaires avant son intervention (par exemple : quel est le client, de quel type d’intervention il s’agit, quels outils sont nécessaires à l’intervention, etc.). Il saisit les informations terrain pour les communiquer à son chef d’équipe et transmettre son compte rendu.
La facturation est également accélérée. En effet, grâce à la réception en temps réel des informations, le service facturation peut immédiatement envoyer au client sa facture, ce qui accélère également le paiement. Développer un connecteur pour coupler ce système avec l’ERP existant pour la facturation en automatique est, dans certain cas, une valeur ajoutée de productivité non négligeable.
L’automatisation des tâches vous fait gagner nettement en efficacité. Par une meilleure gestion du temps et de vos équipes, vous pourrez offrir à vos clients un service plus rapide et de meilleure qualité.
Meilleur suivi des clients et des techniciens
Des imprévus ou urgences peuvent vite arrivés : une intervention qui dure plus longtemps que prévu, une demande urgente. Grâce à votre système connecté, les techniciens peuvent rapidement vous informer du déroulement de leur intervention. De plus, avec le suivi en temps réel, vous serez plus à même d’anticiper leurs missions et de leur fournir les équipements / outils nécessaires en amont de leur intervention.
Également, vous pourrez tenir le client final informé en cas de retards ou d’imprévus. Il vous sera possible en quelques clics de décaler un rendez-vous ou de remplacer un technicien par un autre, avec l’envoi d’un SMS ou email pour le suivi.
Votre logiciel vous permet d’avoir un meilleur suivi de votre clientèle et de vos techniciens. Élaborer un suivi, c’est aussi apprendre à mieux connaître vos clients et vos équipes et permet d’améliorer la qualité de votre service. Votre logiciel vous fait gagner en réactivité, ce qui sera très apprécié par vos clients. Plus vous serez réactif, plus vos clients seront contents, et plus fidèles ils seront.
Meilleur suivi des clients et des techniciens
Opter pour un logiciel de gestion d’interventions vous permettra de mieux vous organiser et d’avoir une meilleure communication interne et externe. Cela se résultera par un gain d’efficacité, une meilleure qualité de service, mais améliorera aussi l’image de votre entreprise auprès de la clientèle. En effet, offrir plus de qualité et réactivité à vos clients augmentera leur satisfaction.
Yperia, votre expert et intégrateur partenaire de la solution de gestion d’intervention itinérante Praxedo, vous accompagne dans la solution logicielle à l’image de vos métiers.
Découvrez également le témoignage d’Henry Schein France sur la digitalisation de leur système de gestion des interventions.