Automatiser la gestion de ses contrats de maintenance

Ascenseur, chaudière, climatisation, VMC … certains matériels nécessitent un suivi régulier, avec la mise en place de contrat de maintenance ou d’entretien à des périodicités régulières voire obligatoires. Comment dès lors automatiser la gestion des contrats de maintenance de vos clients ?

Les principaux avantages des solutions de gestion de contrat d’entretien

Les logiciels de gestion de maintenance permettent d’automatiser le suivi et la planification de ses activités d’entretien. Les techniciens peuvent ainsi mettre en place des contrats d’entretien en quelques clics directement chez le client, avec toutes les informations nécessaires comme les matériels concernés, les sites, les conditions générales, les points de contrôle, … Les techniciens peuvent également éditer des attestations d’entretien et de conformité directement depuis leur tablette ou smartphone grâce aux modules ou formulaires mis à leur disposition.

Éditer les comptes rendus de ses interventions

Les solutions digitales les plus abouties vous proposent, en outre, des fonctionnalités de paramétrage de formulaires pour les comptes-rendus d’interventions de vos techniciens. En fonction du type d’intervention, vous pouvez déterminer des étapes obligatoires de l’intervention et préremplir les champs pour faciliter le remplissage de compte-rendu par les techniciens.

Facturer

Suite à l’intervention de vos techniciens, les factures peuvent être automatiquement générées puis envoyées aux clients, tout comme, à échéance, les courriers de relance éventuels. Le contrat d’entretien ou de maintenance pouvant être facturé selon diverses périodicités : mensuelle, semestrielle, annuelle, etc.

Historique et planification

Vous conservez également un historique complet des visites effectuées chez vos clients, savez à quelles dates précises les relancer, les contrats arrivant à terme pouvant également vous être signalés. Ce qui permet de vous consacrer sur les taches à plus forte valeurs ajoutées. A noter que des visites préventives peuvent également être planifiées.

En pratique

Climatisation : une obligation légale

Attention, industriels comme particuliers, la réglementation impose, sous peine d’amende, le contrôle de l’étanchéité des circuits du liquide frigorigène, considéré comme dangereux, pour les appareils contenant plus de 2 kg de fluide ou ayant une puissance frigorifique supérieure à plus de 12 kW par un inspecteur indépendant du professionnel chargé de la maintenance. Cette inspection est obligatoire 3 ans après la mise en service de la climatisation, puis tous les 5 ans minimum.

Parlons technique

Cerfa 15497 

Depuis 2005, les opérateurs amenés à manipuler du fluide frigorigène doivent remplir un formulaire CERFA 15497 afin d’assurer un suivi de ces matières classées comme dangereuses. Avec l’arrêté du 29 Février 2016, le Cerfa 15497 a évolué pour fusionner avec le rapport d’intervention, cf également sa Notice d’utilisation.

A noter que les solutions numériques les plus abouties, comme celle proposée par Praxedo, dont nous sommes partenaires, permettent de remplir ce formulaire de manière totalement dématérialisée au sein de ses comptes-rendus d’intervention. Yperia est votre intégrateur Praxedo de proximité : faites appel à nous, de la mise en route au développement d’applications spécifiques ou connecteurs avec vos autres logiciels métier !