GED : pourquoi vous allez devoir vous y mettre !
Déjà obligatoire pour les marchés publics depuis le 1er janvier 2021, la facturation électronique s’étendra bientôt, à partir de juillet 2024, à l’ensemble des relations entre entreprises. Une raison de plus de dématérialiser dès maintenant l’ensemble de vos documents grâce à la GED.
La GED, c’est quoi ?
Quelle que soit la taille de votre entreprise ou son secteur d’activité, la mise en place d’une GED est une avancée majeure dans la transformation digitale de votre entreprise. La gestion électronique de documents permet en effet de dématérialiser, stocker, et archiver l’ensemble de vos documents (devis factures, bons de commande, bulletins de salaire…) au sein d’un référentiel unique.
Les collaborateurs de l’entreprise, comme vos partenaires, peuvent dès lors avoir accès aux différents documents dont ils ont besoin, à tout moment, même en situation de mobilités.
Les principaux avantages de la GED
La GED répond aux différents services et besoins de l’entreprise : finances, compta, RH, marketing…
Elle vous permet en effet :
1 – d’améliorer la collaboration et la productivité de vos collaborateurs
La plupart des solutions GED offrent en effet la possibilité d’intégrer des annotations et de modifier les documents numérisés, avec une vue d’ensemble des différentes versions éditées. Vous bénéficiez d’une traçabilité fiable pour l’ensemble de vos documents, et améliorez ainsi la communication interservices ainsi qu’avec vos fournisseurs.
2 – d’optimiser relation client et fournisseurs
Les différentes solutions GED offrent en effet la possibilité de mettre en place des workflows automatisés, qui peuvent par exemple donner accès à vos fournisseurs aux bons de commandes, pour optimiser les échanges et le service client.
3 – de réduire les charges de votre entreprise
La dématérialisation des documents entraine également une réduction de vos coûts liés au stockage et à l’archivage, réduit en conséquence votre consommation de papier, ainsi que vos frais d’impression. Une démarche qui s’intègre également parfaitement à votre RSE.
4 – d’améliorer la sécurité des données
Avec la GED, tous les fichiers sont en effet stockés en ligne et accessibles à chaque instant, avec la mise place d’une politique d’administration et de gestion des droits rigoureuse, en fonction des parties prenantes, vous assurez ainsi la confidentialité et la sécurité de vos données.
Parlons technique
L’indexation automatique
Face à la masse de données et de documents traités, l’un des enjeux majeurs de la GED est l’automatisation des tâches. L’indexation automatique des documents permet en effet de simplifier leur catégorisation et d’en extraire des données pertinentes pouvant être utilisées par les autres systèmes de l’entreprise. Une GED peut ainsi intégrer ou être complétée par un outil de LAD (Lecture Automatisée de Documents) ou RAD (Reconnaissance Automatisée de Documents).
Solutions techniques : GED, DMS, EDM, LAD, RAD
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